Introduzione di un sistema di rilevazione presenze del personale mediante impronta digitale all'interno di un'azienda sanitaria

Negli ultimi anni, a fronte di un contesto di riduzione delle risorse a livello globale (es. crisi dei microchip), è stato avviato un movimento di dematerializzazione e digitalizzazione che ha investito anche l’ambito sanitario. A titolo esemplificativo e non esaustivo, ricordiamo l’implementazione della ricetta dematerializzata e del sistema di firma remota mediante OTP (One Time Password). Presso l’Azienda Socio Sanitaria Territoriale (ASST) della Valle Olona, azienda multipresidio del Nord Italia, la rilevazione delle presenze avviene mediante classico «badge» e terminale di timbratura, che presenta tuttavia alcuni aspetti critici sia di ordine organizzativo che logistico: - impone all’operatore un transito presso la postazione di timbratura, a volte distante dal luogo di lavoro; - può determinare mancate timbrature, ad esempio per smarrimento del badge o malfunzionamento del terminale; - impone al settore Risorse Umane una fornitura di badge, a fronte di un turnover di personale più elevato rispetto al passato; - necessità di ricorrere ad un gestionale di terze parti per il monitoraggio e revisione delle timbrature Al fine di superare le criticità sopraesposte, il presente lavoro intende valutare un possibile percorso di introduzione di un sistema di rilevazione presenze improntato sulla dematerializzazione all’interno dell’ASST Valle Olona. Al fine di individuare le risorse (tempo, costi, risorse umane ecc.) necessarie per l’elaborazione del progetto, è stato necessario scomporre il processo in varie fasi. Come strumento fondamentale è stato impiegato un software di Project Management, denominato Project Libre, che attraverso la realizzazione di diagrammi di Gantt (Figura 1) ha permesso di pianificare l’intera esecuzione, seguirne l’avanzamento e, inoltre, ha consentito di gestire eventuali ritardi degli attori coinvolti, punto cruciale per la buona riuscita del progetto. Il sistema di timbratura digitale oggetto di implementazione presenta i seguenti vantaggi: - possibilità di registrare la presenza mediante APP e/o impronta digitale (attraverso terminale dotato di scanner di impronta digitale); - possibilità di registrare la presenza mediante APP laddove non presente il rilevatore fisico (in grado pertanto di accompagnare lo sviluppo della rete assistenziale territoriale); - allineamento in tempo reale tra momento di acquisizione della rilevazione e invio dei dati per l’elaborazione del cedolino paghe; - semplicità d’uso; - tecnologia a basso costo. Nel corso della valutazione sono emersi alcuni elementi potenzialmente critici meritevoli di approfondimento: - rispondenza alla normativa vigente in materia di privacy relativamente alla gestione del database aziendale contenente dati biometrici; - necessità di un intervento capillare di sostituzione dei sistemi già esistenti, con costi di esecuzione; - compatibilità e integrazione con gli applicativi software di gestione del personale già in uso in azienda; - possibile resistenza del personale all’utilizzo del proprio smartphone per la rilevazione delle presenze tramite APP. La dotazione di un sistema di timbratore aziendale con APP e/o impronta digitale in grado di rilevare le presenze, permette all’azienda di gestire al meglio il personale dipendente, superando qualsiasi problematica tecnico- organizzativa connessa al metodo tradizionale. I nuovi timbratori permetterebbero al dipendente di accedere al luogo di lavoro con flessibilità e semplicità, andando incontro alle esigenze aziendali. Prima di introdurre il nuovo sistema è prioritario che le aziende approfondiscano e definiscano scrupolosamente tutti gli aspetti legati alla privacy e il GDPR del lavoratori. In una prima fase si prevede di introdurre il nuovo sistema presso le aree di attività dove la rilevazione degli accessi può consentire funzioni di controllo, come sale operatorie, pronto soccorso ed unità coronarica (aree ad elevato afflusso di personale con eventuale necessità di monitoraggio epidemiologico).